Word 2019 で OneDrive 上のファイルを編集するときの注意点

クラウドの OneDriveを共有、同期設定して保存してある文書ファイルを、Word 2019で開いて編集すると、リアルタイムで更新されてしまう場合があります。
コピーファイルが無い場合に、文書内容の削除、追加、変更などといった編集を行うと、ファイル内容が変わってしまい、元文書が残っていない状態になってしまうことがあります。

Microsoft 365 サブスクリプションの Word 365、永続版の Office 2021 には、自動保存機能があるため、オン/オフの切り替えで、OneDrive 上のファイルのリアルタイム更新をしないようにすることができます。
自動保存がオンの場合は、OneDrive上のファイルはリアルタイムで更新保存されます。

Word 2019 には自動保存機能が無いので、リアルタイム更新がされないようにするには、
・OneDriveの共有、同期設定を停止して編集する
・OneDrive にファイルのコピーを残してから編集する
・ローカルドライブにファイルをコピーして編集する
・オプションの詳細設定で「バックグラウンドで保存する」のチェックをオフにして編集する
などの方法で対応可能です。
オプション設定の「バックグラウンドで保存する」をオフにして編集が簡単で、現実的と思います。
※実際に動作を確認するには、事前にコピーファイルを作成しておき、リアルタイム更新されなくなるかどうか確認、検証を行うと確実です。

※サブスクリプションのWord 365 は自動回復用ファイルの履歴が保存されますので、履歴から編集前の内容を回復できる可能性があります。
　最初の保存前に削除、変更した内容は回復できませんので、事前にバックアップのコピーを残す必要があります。
※Word 2019 は閉じてしまうと自動回復用ファイルも削除されますので、閉じる前に自動回復用ファイルを確認すれば、同様に自動回復用ファイルから取り出しできる可能性があります。


Microsoft 365 サブスクリプション、およびOffice 2021 の自動保存機能
OneDrive 上のファイルを編集時に、リアルタイムで更新保存を可能とする機能です。
オプションの保存の自動回復用ファイルの保存とは異なります。



OneDrive の同期、共有設定されているときに表示される画面で、表示しないようにすることもできます。

　OneDrive の設定
　

　OneDrive の共有
　

Word 2019 で OneDriveのファイル編集時に、リアルタイム更新をしないようにする
オプションの詳細設定の保存セクションにある「バックグラウンドで保存する」のチェックを無しにします。

　Word の詳細設定オプション
　

Word ファイルの保存オプション
Word ファイルの保存に関係する設定は、ファイル→オプション→保存にあります。

Microsoft 365 サブスクリプションの Word 365 または Word 2021 の保存オプションには、
自動保存機能と関連する「OneDriveとSharePoint Online のファイルを、Word の既定で自動保存する」の設定があります。

　Word 365、Word 2021の保存設定オプション
　

　Word 2019 の保存設定オプション
　Word 2019 の保存オプションには、上と同じ設定項目がありません。
　

保存オプションの自動回復用ファイルは、何らかの原因で Word が終了してしまった場合に、ファイルを自動回復するための設定で、編集中のファイルの更新、保存とは別です。
保存オプションの、自動回復用ファイルの場所に設定されているフォルダーに、回復用ファイルが作成されます。
ファイル→情報→[文書の管理] に、自動回復用ファイルの保存状況が表示されます。
注）自動回復用ファイルは、最後に保存された以降に編集した内容は含まれていません。

　

Windows 8.1 および Office 2013 のサポートが終了になります

使用されている人も少なくなってきていると思いますが、来年早々に Windows 8.1 および Office 2013 のサポートが終了になります。

Windows 8.1　2023年 1月10日終了
Office 2013 　 2023年 4月11日終了

Windows 8.1サポートは 2023 年 1 月 10 日に終了します
Office 2013 のサポート終了

サポートが終了すると、セキュリティ更新プログラムの提供も終了するので危険な状態になります。
操作の慣れ、データ移行などを考慮して、早めに検討されたほうが良いと思います。

現在販売されている Office は、サブスクリプションの Microsoft 365、および 永続版の Office 2021 ですが、これらは Windows 10 または Windows 11 で動作します。

Microsoft 365 Personal ･･･ 個人向け製品で、所有ユーザーは 5台まで同時使用可能
Microsoft 365 Family ･･･ 家庭向けの製品で、6人までのユーザーが使用可能
Office 2021 ･･･ プレインストール版は付属PCのみ、POSAパッケージ版は2台のPCで使用可能

Microsoft 365 製品は年単位で継続更新が基本で、常に最新の機能が使用でき、サポートも無償となっています。
Office 2021 のサポート期間は発売後 5年間と短くなっており、2026年10月13日までとなっています。
Windows 10 のサポート期限は、2026年10月14日となっています。

更新を検討される場合は、
・使用する期間と各製品の価格差
　Microsoft 365 は年単位で継続更新、永続版は買い切りでサポート期限あり
・使用可能な機能
　Microsoft 365 は新機能追加あり、永続版は機能追加はなし
・クラウドサービスで使用できる OneDrive の容量
　Microsoft 365 は 1TB、永続版は無償の 5GB
・テクニカルサポートの無償/有償の違い
　Microsoft 365 は無償、永続版は60日間は無償で以降は有償
・製品のサポート期限
　Microsoft 365 は常に最新版に更新、永続版 Office 2021 は発売日から5年間
などを比較検討されたほうが良いでしょう。